Особенности передачи документов на ответственное хранение

Ответственное хранение документов – это довольно распространенная услуга, которую предоставляют многие складские организации. В большинстве случаев она подразумевает под собой полный комплекс услуг в данной сфере: опись, сортировка, упаковка при необходимости, хранение в надлежащих условиях, проведение проверки ценности представленной документации.

Ответственное хранение документов на www.archiv.ru – услуга, довольно востребованная. Ею часто пользуются крупные предприятия, которые по тем или иным причинам не могут хранить всю документацию в своем офисе. Нередко это можно объяснить тем, что документации накапливается довольно большое количество, а помещение не позволяет вместить весь объем бумаг. Кроме того, не каждая компания может обеспечить полноценное хранение секретных и коммерческих материалов или же не обладает необходимыми ресурсами для этого. Именно в таких ситуациях передача документов на ответственное хранение будет наиболее удачным выходом.

Стоит помнить, что передача материалов является довольно ответственным моментом, так как важно соблюдать предельную осторожность в процессе транспортировки, а также обеспечить необходимую безопасность при ее хранении. Документацию необходимо защитить не только от внешних факторов, но и гарантировать ее сохранность; особенно это касается старых бумаг, которые склонны к постепенному разложению. В этих ситуациях складские фирмы, обеспечивающие хранение документов, предлагают обеспечить транспортировку материалов и гарантируют создание необходимого микроклимата в помещении. Компании такого плана предлагают свои услуги по утилизации документов на шредере и списанию дел по истечении срока их действия. При этом сотрудники гарантируют полную конфиденциальность информации.

Многие предприятия обеспечивают хранение не только бумажных документов, но и материалов на различных информационных и иных источниках. Фирмы готовы сотрудничать как с юридическими, так и с физическими лицами. Бумаги хранятся в коробках, выполненных из специального материала, который дает возможность обеспечивать целостность документа на протяжении нескольких десятилетий. Каждая коробка опечатывается специальной пломбой в присутствии заказчика. На пломбировочной ленте ставится подпись уполномоченного лица. Доступ к информации имеется у ограниченного числа лиц, что фиксируется документально: сотрудник фирмы получает доверенность, обеспечивающую право доступа к документам, а также он имеет печать для повторного проставления пломбы.