Эксперты рассказали о потерях работодателей от командировочных расходов

Как командировочные расходы сотрудников разоряют компании, об этом поведал А. Воронин, владелец сервисной компании ATH American Express. По роду своей деятельности, эта компания занимается организацией делового туризма иностранцев по нашей стране, а также за рубежом, и ей не понаслышке известны методы недобросовестного расходования командировочных средств.

Опираясь на свой уникальный опыт сотрудничества с российскими клиентами, эксперты утверждают, что только одна из десяти крупных компаний умеет правильно контролировать свои командировочные расходы благодаря эффективности и автоматизация авансовый отчет. В остальных компаниях встречается масса злоупотреблений с выделенными финансами. Всё вышесказанное подтверждает старший чиновник компании EY Д. Королёв, кроме того, по его словам, продолжающийся кризис только способствует разрастанию ситуации.

Билеты по цене золота

Из выступления А. Воронина следует, что самые большие потери фирмы несут при авиаперелётах. Так, сотрудники, ни в чём себе не отказывая, покупают билеты 1 класса, или летят на самолётах той авиакомпании, которая предоставляет ему больше бонусов. Поэтому эксперты советуют, если в  компании нет электронной системы учёта, то сотрудник просто обязан отчитаться, что он летел самым выгодным рейсом из всех имеющихся.

Апартаменты класса Люкс

Здесь, по мнению старшего менеджера Д.Королёва, проблему не решить, пока не будет задействован электронный автоматический запрос на проживание сотрудника в гостинице. А то, что же получается, сотрудник на месте заказывает дешёвый номер в гостинице, допустим через интернет, при этом ему утверждают командировочное задание, где указан адрес проживания этой гостиницы. По приезду, он переоформляет номер на более дорогой со всеми удобствами и проживает там. При сдаче командировочного отчёта, к нему нет претензий со стороны бухгалтерии, ведь гостиница осталась прежней, а в подробности никто не вникает.

Ужин с устрицами

Такое возможно в крупных компаниях, где выделяются деньги на представительские расходы. Здесь присутствуют несколько типов мошенничества, одно из них – с корпоративными картами. Получив на руки карту, недобросовестный сотрудник может на широкую ногу посидеть в ресторане, оплатить картой счёт и отчитаться перед начальством, что потратился на деловой ужин с партнёрами. Подобный вариант можно провернуть и с наличными деньгами. После семейного обеда взять чек у официанта и сдать его в бухгалтерию на оплату с просьбой вернуть потраченную сумму.

Ещё один пример Королёва касался использования корпоративных карт в личных целях. Сотрудник может оплатить картой заправку бензином личного автомобиля, а затем включить эти расходы в сводный авансовый отчёт. В надежде, что их там никто не заметит. Бороться с такими видами злоупотреблений служебным положением нужно усилением отчётности – указывать точные данные приглашённых и цель совершившейся встречи.

И в завершении Д. Королёв заметил, что электронные системы контроля, это, конечно, хорошо. Но в настоящее время их очень мало из-за дороговизны, поэтому нужно больше уделять внимания визуальному контролю. Так, отчет о командировке должен проверяться на всех уровнях его сдачи  — кадровиками, бухгалтерией. Сотрудники должны понимать свою ответственность, а тех, кто это не хочет понять, нужно увольнять.